結論: AIが読んだ数字は、振込の前に人が元の請求書と見比べます
請求書の読み取りをAIに任せても、人の確認はなくなりません。弊社で変えたのは確認の量ではなく場所です。途中の確認は仕組みに持たせ、人が見るのは振込の前だけにしました。
弊社では、届いた請求書をAIが毎朝読み、支払予定の一覧に登録しています。読むのは支払先、税込の金額、何月分の請求か、書かれた期限などです。期限が近いものは、別の仕事が毎朝知らせます。
始めた直後は、任せたはずの読み取りを代表が確かめ直していました。この記事では、そこから直した3つと、人に残した確認を順に書きます。重複した請求書を止める条件は、二重払いを防ぐ照合の記事にまとめています。
なぜ読み取りを任せても、確認の手間が減らなかったのか？
答えを先に言うと、AIが読めなかった項目の後始末が人に戻っていたからです。読めなかったものを空欄で残す決まりは正しい。ただ、空欄を埋める役を決めていませんでした。
運用を始めてすぐ、一覧に金額が空のまま「要確認」になっている行が出ました。元の請求書を開くと、金額は書いてあります。確認のために代表が請求書を開き、金額を手で打つ。AIに任せる前と同じ作業でした。
そこで、毎朝の仕事を1つ足しています。まだ支払っていなくて金額が空の行を探し、その行の請求書をもう一度読んで金額を埋める仕事です。誰がいつ埋めたかは記録に残ります。請求書が見つからないときや読めないときは埋めません。補完できなかったと知らせてきます。
1回なら手で直せる手直しも、毎回起きるなら仕組みに足す。 弊社ではこう決めています。空欄を想像で埋めさせない決まりは変えていません。変えたのは、空欄を最初に見直す役を人からAIに移したことです。
一覧の数字は、どうやって元の請求書と見比べているのか？
一覧の各行に、元の請求書を開くボタンを付けています。弊社ではこれを「元に戻る道」と呼んでいます。AIが作った一覧の数字から、元の書類を1回の操作で開ける経路のことです。
きっかけは社内からの要望でした。一覧だけでなく、請求書そのものも見て二重に確かめたいという声です。AIが読んだ数字は間違っているかもしれません。確かめるたびにフォルダから請求書を探していては、確認が続かなくなります。
ボタンを付けるときに、もう1つ足しました。開いた請求書が本当にその行のものかを、開くたびに仕組みの側で照らし合わせています。別の請求書が開いてしまうと、見比べる意味がなくなるからです。
AIに表を作らせるときは、「元に戻る道」を必ず残します。 これは請求書に限りません。数字だけが並んだ表は、合っているかどうかを確かめる方法がなくなります。
支払期限の知らせは、毎日届けたほうがいいのか？
弊社は毎日は届けていません。同じ請求書の同じ知らせが毎日届くと、読まなくなるからです。
期限の見張りは、読み取りとは別の仕事にしています。この仕事は一覧を読むだけで、書き換えません。お金も動かしません。期限を過ぎたものと3日以内のものは赤、7日以内のものは黄色で知らせます。期限が近いのに金額が空のもの、期日が分からないものも黄色です。
知らせる日は決めてあります。月曜は、まだ払っていない請求書のまとめが届きます。それ以外の日は、期限の3日前、前日、過ぎた最初の日に入った請求書があるときだけです。期限が変わらない限り、同じ請求書の同じ節目は2回知らせません。
配る回数を先に減らす考え方は、通知を減らす順番の記事と同じです。期限を覚えておくのはAIの仕事にしました。 人がするのは、知らせが来た請求書を見て払うことです。
振込の前に、人は何を見ているのか？
見ているのは3つです。一覧の行、元の請求書、銀行の振込履歴。この3つを見てから振り込み、一覧に支払い済みの印を付けます。
流れはこうです。知らせが来たら一覧を開き、その行の支払先、金額、支払日を見ます。次に「元に戻る道」で請求書を開き、金額と振込先を見比べます。AIが読んだ金額をそのまま信じて振り込まないためです。最後に振込履歴で、まだ払っていないことを確かめます。
印を付けた請求書は、見張りの対象から外れます。払ったのに印を付け忘れた請求書は、月曜のまとめに出続ける。そこで付け忘れに気づけます。知らせが来たからといって、未払いとは限らない。振込履歴を見る手順を外さないのはこのためです。
振込と支払い済みの印は、AIにさせていません。読み間違いなら一覧を直せば済みます。振込の間違いは、相手に連絡して返してもらうことになります。間違えても元に戻せる仕事かどうかで、任せる範囲を決めました。 この分け方は、自動化しないと決めた業務の記事と同じです。
まだできていないことは何か？
2つあります。1つ目は効果の測定です。この仕組みで確認の時間がどれだけ減ったかは、測っていません。請求書を開いて書き写す作業と、期限を覚えておく作業がなくなった。言えるのはここまでです。
2つ目は、見張りが止まったときの気づき方です。読み取りの仕事が止まれば、翌朝の見張りが知らせます。見張り自身が止まった場合は、週に1回の点検で分かります。毎日ではないので、すぐには気づけません。
明日から試せる一歩
過去1か月分の請求書で、読み取りだけを試してみてください。振込の仕組みも、期限の知らせも、最初は要りません。
手元のAIに請求書を渡し、支払先、税込の金額、何月分か、書かれた期限を取り出させます。読めない項目は空欄にして、理由も書いてもらう形です。結果を元の請求書と1枚ずつ見比べると、どの項目で読み間違いが出るかが分かります。請求書には取引先の情報が入っています。AIに渡してよいかは、社内の決まりで先に確かめてください。
見比べる枚数は、慣れたら減らしてかまいません。振込の前に元の請求書と振込履歴を見る確認だけは、残しておくことをおすすめします。
