結論: AIに「持たせる道具」は、役割ごとに使うものだけに絞ります
AIにつなぐ社内ツールは、多いほど便利になるわけではありません。弊社は今月、AIの担当ごとに「持たせる道具」を使うものだけに絞りました。メール・チャット・会計・顧客への配信など、つないだ道具を全員に渡すのをやめています。
理由は、AIが仕事を始める前に読む量です。AIは、つながっている道具の説明書を読んでから動きます。弊社では、18の役割に分けたAIの担当が、全員同じ量の説明書を読んでいました。 台本を書く担当も、経理の担当も、同じ量です。
絞ったあとは、開始時に読む量が、多い役割で4割ほど、少ない役割で25分の1ほどになりました。この記事では、重くなる理由、絞った手順、途中の失敗、人に残したものを順に書きます。
なぜ、つなぐ道具が増えるとAIは重くなるのか？
答えを先に言うと、道具には1つずつ説明書が付いていて、AIは使わない道具の分まで読むからです。説明書には、その道具で何ができるか、どう頼めばよいかが書いてあります。道具を10個つなげば10個分、100個つなげば100個分を読みます。
弊社はSNS運用の仕事を18の役割に分け、役割ごとにAIの担当を置いています。企画・台本・分析・経理などです。どの担当も、呼ばれるたびに3つを読んでいました。①社内の決まりの文書②過去の記録の目次③つないでいる全部の道具の説明書。役割に関係なく、読む量は同じでした。
読む量は費用に直結します。弊社の利用記録では、AIの消費の9割超が書く側ではなく読む側でした。会話を短くしても、始める前に読む量が大きければ、呼ぶたびに同じ分がかかります。減らす場所は、会話の長さのほかにもう1つありました。
「持たせる道具」は、どう絞ったのか？
やったことは3つです。1つ目は、役割ごとに使う道具を名前で書き出したこと。台本の担当なら、文書を読み書きする道具と、原稿の保管場所を扱う道具です。書いていない道具は、その担当には渡りません。
2つ目は、決まりの文書を分けたことです。全体を取りまとめるAI用の文書は長く、お金や公開の手順まで入っています。担当には渡さず、全員が守る共通の決まり15項目だけを読ませました。この分だけで、読む量はおよそ8分の1になっています。経理の担当など、お金と公開の決まりを仕事で使う2つの役割には、元の文書を残しました。
3つ目は、渡さない道具を先に決めたことです。送信・投稿・会計への登録・自動処理の登録。この4つの道具は、どの担当にも渡していません。 担当は下書きまでを作り、実行は人か、取りまとめ役のAIが人の承認を取ってから行います。決まりの文章に「送らないこと」と書くより、道具そのものを持たせないほうが確かです。人に渡すときの同じ考え方は、触れない範囲を先に閉じる記事に書きました。
絞ったのに、前より重くなったのはなぜか？
絞り方を間違えたからです。顧客への配信を組む担当で起きました。この担当は、配信文や配信の流れを作る道具を使います。使う道具を15個書き出して渡したところ、開始時に読む量が絞る前より2割ほど増えました。
原因は、書き込みができる道具の説明書の長さでした。読むだけの道具に比べて、作る・直す道具は注意書きが多く、1個でも大きい。数を減らしたつもりで、重い説明書ばかりを選んでいました。数を見ていて、量を見ていなかった。
そこで、この担当だけ書き方を逆にしました。使う道具を書くのをやめ、渡さない道具を書きます。関係のない道具と、送信・予約の道具を外す。残った道具は名前だけを知らせ、説明書は使うときに取り出させます。開始時に読む量は、絞る前の9分の1ほどになりました。
この書き方には弱点があります。あとから新しい道具をつなぐと、その担当に自動で渡ります。そのため、道具を足した日に外す一覧を見直す決まりにしました。読むだけで足りる担当は、使う道具を書く形のままです。道具を足したら、その担当を1回呼んで、開始時に読む量を測り直しています。
人に残したもの、まだできていないことは何か？
人に残したのは、送信・公開・お金の実行です。担当のAIは道具を持っていないので、下書きの先へは進めません。機械の検査で実行を止める考え方は、指示を守らないAIを入口で止めた記事と同じです。
できていないこともあります。この絞り込みは、別の会社のAIに2回点検させ、2回とも不合格でした。指摘を受けて直しましたが、残っているものがあります。作ることと消すことが1つの道具に入っている場合、道具の単位では分けられません。配信を組む担当には、その道具が残っています。
測ったのも、開始時に読む量だけです。仕上がりが良くなったか、返事が速くなったかは比べていません。
明日から試せる、道具を絞る第一歩
いま使っているAIの設定画面で、つないでいる外部サービスの一覧を開いてみてください。メール・予定表・チャット・ファイル置き場などが並んでいるはずです。
その中から、この1か月で一度も使っていないものを切ります。次に、送信や投稿ができるものを確かめます。毎回の会話で要るものでなければ、使う会話でだけ入れるようにします。費用はかかりません。一覧を見ると、AIに持たせたままにしていた道具の数が分かります。
