結論: Slackで頼まれたことは、AIに一覧へ残させます
Slackで頼まれたことは、読んだ直後なら覚えています。別の話が続けば、投稿は画面の下へ流れます。弊社では、Slackで来た依頼と決まったことを、AIにNotionの一覧へ残させています。 一覧に残すのは、何をするか、いまの状態、元の会話へのリンクです。期限が書かれていない依頼には、AIに期限を作らせず「不明」と書かせる決まりです。
この記事では、一覧に何を残すか、決まったことの入れ方で弊社が一度間違えた話、AIに任せない部分、明日試せる確かめ方を順に書きます。
Slackの依頼は、なぜ一覧にしておく必要があるのか？
答えを先に言うと、チャットは流れていく場所で、やることを置いておく場所ではないからです。「この資料の初稿を確認してください」「完成前に判断をお願いします」と頼まれた投稿は、読んだ時点では頭に入っています。ただ、別の話題が続くと、依頼は投稿の山に埋もれます。
弊社は業務のチャンネルが多く、同じ件の話はスレッド（1つの投稿にぶら下がる返信）に集まります。依頼がスレッドの奥に入ると、チャンネルの一覧を眺めても見つかりません。
減らしたかったのは、チャットを読み返して、自分のやることを手で書き写す作業でした。そこで、業務のSlackをAIが1日2回見回り、代表宛ての依頼と、代表が自分で言った約束をNotion（資料や一覧をまとめて置けるツール）の一覧に残す形にしています。一覧にあれば、探さなくて済みます。
一覧には、何を残しているのか？
残すのは5つです。①何の件か（短い題）②種別（要タスク・決定事項・要決裁）③状態（未対応・対応中・完了・見送り）④元の会話へのリンク⑤見つけた日。
実際の一覧には、制作案件の初稿を確認する仕事が「未対応」で、制作の対象が決まったという話が「完了」で入っていました。依頼と、すでに決まった話が、種別と状態で分かれています。元の会話へのリンクがあるので、要約だけでは分からない事情も、あとで見直せます。
AIは台帳に書くだけで、取引先や他のチャンネルには何も送りません。見回りの結果は、代表だけが読むチャンネルに「あなた待ち」として届きます。ある日の知らせは3件でした。期限が近い制作物の確認、2日前から答えていない質問、最終確認待ちの制作物です。どれも元の会話へ戻れるリンクが付いていて、AIが返事の下書きまで作れなかったものは、その旨が書かれています。
決まったことを「未対応」で入れると、何が起きたのか？
答えを先に言うと、終わった話が、やることとして鳴り続けました。弊社の一覧には、未対応のまま残っている依頼を知らせる仕組みがあります。放っておくと依頼が埋もれるので、足した仕組みです。
ところが、決まったことを記録するときに、依頼と同じ「未対応」で入れていました。決まったことは、記録が目的で、誰かが動く話ではありません。それでも状態が未対応なので、いつまでも滞留として知らせが出ます。8月末に一覧を点検したとき、この形で残っていたものが7件ありました。
直したのは入れ方です。決まったことは、最初から「完了」で登録します。 依頼と決裁は未対応、決まったことは完了。この差をつけてから、知らせには動くべきものだけが並ぶようになりました。
期限が書かれていない依頼は、どう扱わせるのか？
答えを先に言うと、期限を作らせず「不明」と書かせます。日付のない依頼を、AIが都合のいい期限に置き換えると、一覧がきれいでも使えません。
仮の予定と連絡を渡して試したときの結果が、これを裏づけています。予定は2件。連絡には、日程変更の相談、広告、すでに確認が済んだ資料の話を混ぜました。返ってきた一覧では、広告と確認済みの話は外れていました。明日の打ち合わせを15時に変えられるかという相談は、未返信として残りました。渡した材料に明日の予定がないため、変更できるかは判断できないという一言が添えてありました。期限の記載がないタスクには「期限は不明」と書かれていました。
見やすさより、元の材料と見比べて、勝手に決められていないかを確かめる。弊社が見るのはここです。
AIに任せず、人に残しているのは何か？
答えを先に言うと、依頼の中身を見て決めることと、返事や送信です。AIが担うのは、探して、仕分けて、残して、知らせるところまでです。
AIには、拾う前にスレッドの最後まで読ませています。代表や社内の誰かがすでに対応していたら、一覧に入れません。挨拶、共有だけの連絡、迷うものも載せない決まりです。誤って「未対応」と知らせる回を減らすためです。
納品物の中身を見て、どんな修正を返すか。予算を聞かれたとき、いくらと答えるか。こうした判断は代表が行います。
弊社でもできていないことがあります。見回りは1日2回なので、直前に来た依頼は次の回まで載りません。迷うものは載せない決まりのため、載らない依頼もあり得ます。一覧を使って毎日何時間減ったかも、測っていません。一覧は、見落としを減らすための道具です。
明日から試せる一歩
直近1日分の自分宛ての連絡を、いま使っているチャットのAIに貼り、次の文で頼んでみてください。
「次の連絡から、私がやる仕事だけを一覧にしてください。各行に、何をするか、期限、状態、元の連絡のどれかを書いてください。期限が書かれていないものは「不明」と書いてください。広告と、すでに終わった話は入れないでください。」
返ってきた一覧を、元の連絡と並べて読みます。期限が書かれていない依頼に日付が付いていなければ、依頼の一覧づくりはAIに任せられます。社外の人との連絡を貼ってよいかは、会社のルールと使うAIの設定を確かめてから決めてください。
